English
中文 (中国)
Hiện nay, ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản lý doanh nghiệp vừa là xu thế, vừa là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn nâng cao tính hiệu quả và củng cố nội lực trong hoạt động kinh doanh sản xuất. Bài viết dưới đây BAT Group sẽ chia sẻ những kiến thức cơ bản như: Phần mềm ERP là gì? Đặc điểm, chức năng của ERP. Cùng xem ngay nhé!
ERP là gì? Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, dịch nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Phần mềm ERP là mô hình ứng dụng công nghệ số vào hoạt động quản lý kinh doanh. Thực tế và đơn giản hơn, có thể hiểu phần mềm ERP là hệ thống bao gồm các hoạt động sản xuất kinh doanh và có nhiệm vụ liên kết các quy trình với nhau tạo thành một cơ sở dữ liệu duy nhất, đồng bộ cho doanh nghiệp.
ERP cho phép doanh nghiệp tạo ra hệ thống quy trình làm việc tự động với cấp độ phức tạp nhất. Chức năng liên kết các bộ phận khác nhau bao gồm nhân sự, kế toán, kế hoạch, sản xuất, bán hàng…
ERP ra đời nhằm thay đổi hệ thống quản lý đơn lẻ, giúp doanh nghiệp tập trung quản lý trên một phần mềm duy nhất. ERP có nhiều phân hệ, và mỗi phân hệ có một nghiệp vụ khác nhau. Ví dụ như phân hệ tài chính kế toán, phân hệ nhân sự, phân hệ quản lý phân phối… Những dữ liệu này không bị chia nhỏ mà được sử dụng chung một nơi.
Tùy vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp mà có thể chọn mua phân hệ cụ thể chứ không cần phải sử dụng trọn bộ. Tất cả nhân viên đều sẽ được phân quyền để xem và tùy ý sử dụng các thông tin của mình. Đặc biệt, cấp quản lý có thể theo dõi và nắm tình hình doanh nghiệp một cách chính xác nhất dù đang ở đâu.
Các loại phần mềm ERP đang có trên thị trường hiện nay
Phần mềm ERP được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Nếu dựa theo nhà cung cấp có thể phân loại phần mềm ERP thành phần mềm nước ngoài và phần mềm trong nước.
Phần mềm ERP nước ngoài
Do các nhà phát triển nước ngoài cung cấp như SAP, Oracle…
Ưu điểm:
- Nhà tư vấn giàu kinh nghiệm.
- Ứng dụng công nghệ tiên tiến.
- Quy trình chuẩn hóa cao.
Nhược điểm:
- Chi phí rất cao.
- Khả năng tùy biến không linh hoạt.
- Kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán Việt Nam.
Phần mềm ERP trong nước
Là sản phẩm của các công ty công nghệ trong nước.
Ưu điểm:
- Tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, cập nhật nhanh các quy định của Nhà nước.
- Chi phí hợp lý, phù hợp với các doanh nghiệp trong nước.
- Khả năng tùy biến cao phù hợp với từng nhu cầu doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Tính chuẩn hóa thấp hơn so với phần mềm nước ngoài.
- Khó đáp ứng được các hệ thống có độ phức tạp cao, hệ thống vận hành quá lớn.
Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp
Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh sản xuất, hỗ trợ cho việc ra quyết định của cấp quản lý.
Hạn chế tối đã các sai sót khi nhập cùng một dữ liệu
Một quy trình nghiệp vụ thường được thực hiện bởi nhiều phòng ban, vì vậy rất dễ mắc phải các sai sót dữ liệu khi qua từng bước thực hiện. Nhưng khi ứng dụng ERP, hệ thống sẽ đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban. Vừa giúp hạn chế sai sót vừa tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu. Từ đó các quy trình được thống nhất và đồng bộ.
Nâng cao tốc độ, tăng năng suất làm việc
So với các cách làm thủ công, việc sử dụng giải pháp ERP sẽ giúp tăng tốc độ thực hiện công việc. Ngoài ra, ERP còn giải quyết được sự cố “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp. Ví dụ như các bộ phận bán hàng và kế toán đã được trang bị phần mềm, tuy nhiên bộ phận khô lại chưa được thì lúc này bộ phận kho sẽ là “nút thắt cổ chai” và là gánh nặng cho doanh nghiệp. Khiến công việc bị giảm năng suất và tốc độ khi các bộ phận khác bắt buộc phải tạm ngưng để chờ bộ phận kho.
Lợi ích của phần mềm ERP lúc này sẽ giúp đồng bộ tức thời dữ liệu giữa các phòng ban, giúp dòng công việc được trôi chảy, loại bỏ hoàn toàn “nút thắt cổ chai” này.
Dữ liệu đồng bộ, tập trung
Thay vì phải duy trì nhiều cơ sở dữ liệu thì khi triển khai ERP, dữ liệu sẽ được thống nhất và tập trung. Điều này giúp nhân viên có thể lên báo cáo kịp thời và chính xác, khắc phục hoàn toàn tình trạng tổng hợp chậm số liệu, nhất là đối với các công ty lớn quy mô tổng hay Tập đoàn.
Quản lý cơ sở dữ liệu tập trung còn là tiền đề để phân tích dữ liệu nhiều chiều. Từ đó đưa ra các báo cáo quản trị, hỗ trợ Ban lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả và chính xác.
Quản lý hiệu quả, dễ dàng kiểm soát hoạt động
Phần mềm ERP cung cấp chức năng Audit Track (Tìm vết) cho phép dễ dàng kiểm tra hoạt động của nhân viên trên hệ thống. Từ đó nhanh chóng tìm ra được những nghiệp vụ cần kiểm tra cũng như rà soát được toàn bộ quy trình thực hiện. Cơ sở dữ liệu tập trung cùng quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa sẽ giúp cấp quản lý dễ dàng thực hiện cơ chế kiểm soát nội bộ.
Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư cho ERP?
Theo ICTRoi [9], để đi đến kết luận có nên đầu tư phần mềm ERP hay không, doanh nghiệp cần đánh giá mình có gặp một trong 5 tình huống sau đây hay không:
- Bắt đầu tăng nhanh khối lượng giao dịch kinh doanh, xảy ra sai sót ở khâu nhập, xuất kho, nhầm lẫn thông tin, hóa đơn… hoặc càng ngày càng nhiều khách hàng feedback không tốt về sản phẩm/dịch vụ.
- Cạnh tranh gay gắt, giảm lợi nhuận. Các yêu cầu về tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí được ưu tiên xem xét.
- Đang trên đà phát triển, muốn mở rộng quy mô.
- Xuất khẩu hoặc mở rộng thị trường ra các nước khác, cần một mô hình quản lý phù hợp.
- Có bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang muốn thực hiện tái cấu trúc.
Khi phần mềm ERP được đầu tư và triển khai đúng cách sẽ mang lại nhiều hiệu quả đáng kể về mặt quản lý điều hành (Nâng cao hiệu quả hoạt động, lập kế hoạch kinh doanh và quản lý dòng tiền), hiệu quả về kinh tế (Nhân sự, tồn kho, chi phí quản lý…) cho doanh nghiệp và hiệu quả đến từng bộ phận, phòng ban.
BATTECH ERP – Phần mềm ERP tốt nhất hiện nay
BATTECH ERP là giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp được phát triển trên nền tảng web tốt nhất hiện nay. Phần mềm cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi từ các thiết bị có kết nối internet. Sản phẩm được các doanh nghiệp vừa và lớn tin dùng bởi các đặc điểm nổi trội.
Về công nghệ kỹ thuật:
- Có thể làm việc online trên đa nền tảng. Bạn chỉ cần laptop, máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại là có thể truy cập được.
- Có thể truy xuất hàng triệu chứng từ nghiệp vụ chỉ trong vài giây, tốc độ cực nhanh.
- Tính bảo mật cao, sẵn sàng truyền số liệu qua giao thức https – Truyền số liệu qua tầng bảo mật (Secure Sockets Layer – SSL).
- Rất nhiều tiện ích cho phép thao tác dễ dàng trên mọi cửa sổ làm việc như tìm kiếm thông tin, nhập liệu, tra cứu, …
Về chức năng nghiệp vụ:
- Nhiều phân hệ lớn giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp từ bán hàng, mua hàng, phân phối, kho vận, tài chính kế toán, nhân sự, CRM…
- Phù hợp với kế toán, thuế và chế độ tài chính.
- Cho phép quản lý số liệu, quản lý đa tiền tệ của nhiều đơn vị cơ sở.
- Cho phép lập báo cáo từ bất kỳ dữ liệu có sẵn nào.
Theo Gartner, hệ thống ERP có nhiều dấu hiệu hồi sinh mạnh mẽ và sự đầu tư, đổi mới. Theo dự đoán năm 2024, hứa hẹn sẽ là một năm tăng trưởng với sự thống trị của các xu hướng công nghệ: AI, IoT và điện toán đám mây.
Như vậy là đủ để thấy phần mềm ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm và đưa vào ứng dụng. Việc am hiểu về lĩnh vực này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn giải pháp phù hợp cho mình, rút ngắn thời gian triển khai và nhanh chóng thu hồi vốn khi phần mềm ERP được đi vào vận hành.